Vote par la poste

Certaines organisations doivent permettre à leurs électeurs d’envoyer leur bulletin par la poste. Simple Vote rend possibles de telles élections hybrides sans laisser un électeur voter deux fois. En optant pour ce service, votre personnel n’aura jamais accès aux bulletins papier et la confidentialité de l’élection sera protégée.


L’envoi postal

Simple Vote imprimera une lettre contenant l’adresse de l’électeur, votre logo et des instructions de vote personnalisées pour le vote en ligne ou par la poste. La lettre, un bulletin de vote blanc et une enveloppe de retour adressée aux locaux de traitement de Simple Vote sont pliés et insérés dans une enveloppe à fenêtre sécurisée puis envoyés en Postes-Lettres par Postes Canada.


Collecte et traitement

Simple Vote peut traiter en interne et à grande échelle les bulletins envoyés par la poste avec précision grâce à notre utilisation de la technologie pour automatiser certaines parties du processus. L’ensemble du personnel impliqué dans le comptage des bulletins doit suivre des protocoles stricts pour assurer l’intégrité et la confidentialité du vote. Un membre du personnel de Simple Vote est toujours désigné comme « scrutateur » et supervise la totalité du processus. Notre processus comprend 5 étapes de comptage :

Étape 1 – Collecte des bulletins

Les enveloppes de retour scellées sont collectées durant la période de vote par le personnel de Simple Vote et gardées sous clé dans des caisses de rangement hautement sécurisées.

Étape 2 – Ouverture des bulletins

Les enveloppes de retour sont placées dans une machine qui ouvre automatiquement les lettres. Les bulletins sont retirés des enveloppes ouvertes et groupés en lots.

Étape 3 – Classement des bulletins

Un code-barres pré-imprimé sur le bulletin contient une copie cryptée de l’identifiant de l'électeur. Le personnel de Simple Vote scanne le bulletin avec un lecteur de code-barres et notre système indique si cet électeur a déjà voté ou non. Si l’électeur a déjà voté, le bulletin est mis de côté et il n’est pas compté. Sinon, l’électeur est marqué comme ayant voté sur papier et le bulletin est transféré à l’étape suivante.

Étape 4 – Saisie des bulletins

Le personnel de Simple Vote travaille en paires pour entrer les sélections de vote de chaque bulletin valide. Un membre de l’équipe saisit les sélections, le second membre vérifie que la sélection correspond au bulletin papier et soumet le vote.

Étape 5 – Rapports et destruction des données

Une fois la saisie des bulletins terminée, le total des bulletins reçus par la poste est immédiatement fusionné avec le total des votes en ligne. Le personnel de Simple Vote compile les données dans une lettre certifiée. Les résultats, une piste de vérification et, en option, les bulletins scannés sont fournis au client. Tous les bulletins papiers et les données peuvent être détruits à une date convenue avec le client.