Tester une élection avant le début du vote en ligne est l’un des moyens les plus simples de repérer les problèmes pendant qu’il est encore facile de les corriger. Le niveau de validation approprié varie d’une organisation à l’autre, mais l’objectif reste le même : confirmer que l’élection respecte vos règles, que les électeurs verront ce que vous prévoyez et que le processus de vote en ligne fonctionnera comme prévu.
Pour de nombreuses organisations, la validation du bulletin de vote et une révision attentive suffisent. D’autres peuvent choisir d’aller plus loin en effectuant une courte simulation qui couvre à la fois l’expérience des électeurs et celle des administrateurs. Le niveau de validation approprié dépend des pratiques et des exigences propres à chaque organisation.
Commencez par les règles de votre élection
Avant de tester le bulletin dans le système de vote en ligne, assurez-vous de bien comprendre les règles et les exigences électorales de votre organisation ainsi que la façon dont elles doivent se refléter dans la configuration.
Si les électeurs ne peuvent sélectionner qu’un seul candidat pour un poste, la configuration du bulletin doit faire respecter cette limite. Si les membres peuvent élire jusqu’à cinq personnes à un comité, ils doivent pouvoir effectuer jusqu’à cinq sélections. Si une question portant sur les règlements administratifs permet de voter pour, contre ou de s’abstenir, ces choix doivent apparaître comme prévu.
Le même principe s’applique aux fonctionnalités utilisées dans une élection donnée. L’inscription d’un nom, les déclarations ou les photos des candidats, les documents de référence, le vote pondéré, les bulletins segmentés ou les différentes langues peuvent tous mériter une attention particulière lorsqu’ils s’appliquent.
Ces règles et exigences servent de point de référence pour les validations qui suivent.
Déterminez qui devrait participer à la validation
Les personnes qui participent à la validation varieront d’une organisation à l’autre.
Souvent, l’administrateur de l’élection effectue lui-même la révision. Dans d’autres cas, un collègue, un membre du comité électoral ou une autre personne au sein de l’organisation peut apporter un regard neuf utile.
Ce deuxième regard peut aider à repérer une incohérence ou un simple oubli. Une personne au sein de l’organisation pourrait, par exemple, remarquer une faute dans le nom d’un candidat ou constater qu’un candidat a été omis par inadvertance d’un poste donné.
Les clients de Simple Vote peuvent également communiquer avec notre équipe de soutien lorsqu’ils souhaitent obtenir un autre regard expérimenté. Notre personnel peut effectuer une brève révision de la configuration en portant une attention particulière à la façon dont l’élection a été configurée, signaler d’éventuelles incohérences ou difficultés et expliquer notre compréhension du fonctionnement de l’élection. Entendre cette compréhension reformulée peut parfois aider un administrateur à confirmer que la configuration correspond bien à son intention.
Pour les organisations qui disposent de leurs propres processus de surveillance indépendante, la validation peut aussi, à l’occasion, faire intervenir un auditeur ou un autre tiers. Cette pratique est peu courante, mais elle peut faire partie du niveau de rigueur supplémentaire qu’une organisation choisit ou est tenue d’appliquer à la validation et à la révision de son élection.
Validez le bulletin pendant la configuration de votre élection
L’outil de validation du bulletin de Simple Vote permet de vivre rapidement l’expérience du bulletin du point de vue d’un électeur à n’importe quelle étape de la configuration. Un administrateur peut valider les questions individuellement à mesure qu’elles sont terminées, revoir plusieurs sections ensemble ou attendre qu’une plus grande partie du bulletin soit configurée. L’outil de validation peut ainsi s’intégrer au processus de configuration et de révision qui convient le mieux à l’administrateur.
Les administrateurs peuvent soumettre des votes de validation simulés, parcourir le bulletin et les écrans de confirmation, puis répéter le processus au besoin.
Un lien de validation peut également être transmis à des collègues sans leur donner accès à l’interface d’administration, ce qui facilite la collecte de commentaires pendant la configuration.
La validation peut porter sur les détails et les fonctionnalités propres à l’élection, notamment les noms des candidats, le libellé des questions, les instructions, les limites de sélection, l’inscription d’un nom, les options d’abstention, les documents de référence et toute autre règle applicable au bulletin.
Le même outil de validation peut servir à examiner différentes versions du bulletin. Si différents groupes d’électeurs voient un contenu différent, validez les versions pertinentes à l’aide de l’outil. Si l’élection est offerte dans plusieurs langues, chaque version linguistique peut également y être vérifiée.
Concentrez chaque révision sur la configuration pertinente pour l’élection à venir. Les éléments établis au niveau du compte, comme l’image de marque, ne nécessitent une nouvelle vérification que lorsqu’ils ont été modifiés.
Vérifiez les données des électeurs et les communications
Le bulletin de vote ne représente qu’une partie du processus de vote en ligne.
Vérifiez les données des électeurs avant la finalisation et le lancement. Confirmez que le nombre total d’électeurs semble cohérent, vérifiez l’exactitude des principaux renseignements et assurez-vous que les groupes ou segments utilisés pour déterminer le contenu affiché sur le bulletin d’un électeur ont été attribués correctement.
Les communications méritent une attention semblable. Vérifiez les invitations et les rappels, les dates de l’élection, les instructions, les coordonnées ainsi que toute information dynamique qui sera insérée dans les messages. Prévisualiser le message final avant son envoi peut permettre de repérer des problèmes qui n’étaient pas évidents pendant la configuration.
Pour approfondir cet aspect du processus, notre guide sur les communications liées au vote en ligne présente les communications qu’une organisation peut envisager avant, pendant et après une élection.
Ensemble, ces vérifications peuvent contribuer à prévenir des problèmes évitables liés aux données des électeurs et aux communications une fois le vote en ligne commencé.
Envisagez une simulation complète de l’élection
Une simulation complète constitue une étape supplémentaire facultative. Pour de nombreuses organisations, une configuration attentive et la validation du bulletin suffisent. D’autres peuvent souhaiter aller au-delà de la révision du bulletin lui-même et tester l’ensemble de l’expérience des électeurs et des administrateurs avant de finaliser le brouillon original de l’élection.
La fonctionnalité de duplication de Simple Vote offre un moyen pratique de procéder. La duplication permet aux administrateurs de gagner du temps lorsqu’ils créent une nouvelle élection à partir d’une élection précédente, mais elle peut aussi servir aux tests. Une fois le brouillon configuré et validé et lorsqu’il semble prêt pour un dernier test, l’administrateur peut le dupliquer et utiliser cette copie pour effectuer une simulation. Si celle-ci se déroule comme prévu, le brouillon original peut ensuite passer à la finalisation et au lancement.
Les participants peuvent ainsi vivre le processus de vote en ligne des deux points de vue. À titre d’électeur fictif, une personne peut recevoir une invitation, se connecter, remplir un bulletin et recevoir la confirmation appropriée. Du côté administratif, le test peut comprendre l’envoi des communications, le suivi de l’élection ainsi que le déverrouillage et la vérification du décompte une fois la période de vote terminée.
La simulation peut suivre le déroulement général suivant : invitation par courriel → connexion de l’électeur → bulletin de vote → confirmation → fin du vote → révision des résultats
La simulation offre également une autre occasion de vérifier que les fonctionnalités utilisées dans l’élection ont été configurées comme prévu. Si l’inscription d’un nom est permise, un électeur fictif peut l’essayer. Si l’abstention est offerte, elle peut être testée. Si différents groupes reçoivent différentes versions du bulletin, des électeurs fictifs appartenant à ces groupes peuvent confirmer que le contenu attendu s’affiche.
À l’autre extrémité du spectre : les tests formels de logique et d’exactitude
Les tests formels de logique et d’exactitude ne sont généralement pertinents que lorsque les règles de gouvernance, les procédures ou les exigences de surveillance propres à une organisation exigent ce niveau de rigueur.
Ces tests servent à vérifier la logique de calcul et de dépouillement du système de vote en ligne en la comparant à des résultats attendus déterminés à l’avance. L’organisation élabore un scénario de vote qui indique aux électeurs d’essai quelles combinaisons précises de votes soumettre pour les candidats, les questions, les différentes versions du bulletin, les abstentions, les inscriptions de noms ou d’autres scénarios applicables. Une fois l’élection d’essai terminée, le décompte obtenu est comparé aux résultats attendus.
Il est important de suivre le scénario de vote avec précision. Si le décompte diffère des résultats attendus, il faut d’abord confirmer que les votes prévus dans le scénario ont bien été soumis conformément aux instructions avant d’examiner davantage l’écart.
Selon les exigences de l’organisation, le processus peut également comprendre une révision documentée, une approbation formelle ou la participation d’un auditeur indépendant ou d’un autre tiers.
Préparez votre élection en ligne pour son lancement
Il n’existe pas un seul processus de validation que toutes les organisations utilisant un système de vote en ligne doivent suivre. Pour beaucoup, une validation attentive du bulletin offre le niveau de révision nécessaire. D’autres peuvent choisir d’ajouter une simulation complète de l’élection. Les organisations soumises à des exigences particulières en matière de gouvernance ou de surveillance peuvent devoir suivre des procédures plus formelles.
La validation n’est qu’un aspect de la préparation d’une élection en vue d’un lancement sans tracas. Notre guide sur les 6 erreurs courantes que les organisations commettent avant même le début du vote en ligne présente d’autres éléments à prendre en considération avant l’ouverture du scrutin.
Une révision attentive donne aux administrateurs une dernière occasion de repérer les problèmes, de vérifier l’expérience qu’ils ont créée et d’apporter les ajustements nécessaires avant le début du vote en ligne. Un peu de préparation en amont peut grandement contribuer à ce que l’élection se déroule sans accroc.
Vous planifiez une prochaine élection en ligne? Simple Vote offre aux administrateurs des outils leur permettant de valider et de tester leur configuration de vote en ligne avant le début du scrutin, ainsi qu’un soutien assuré par de vraies personnes lorsqu’un autre regard expérimenté peut être utile. Et si un imprévu survient une fois le vote commencé, notre soutien d’urgence est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Que vous souhaitiez administrer vous-même votre système de vote en ligne ou obtenir l’aide supplémentaire de notre équipe des élections, communiquez avec nous dès aujourd’hui pour discuter de votre prochaine élection.
