Après avoir accompagné des milliers d'organisations et des dizaines de milliers d'élections en ligne, une constatation s'impose : de nombreux problèmes électoraux trouvent leur origine bien avant le début du vote en ligne.
Les données des électeurs, les exigences électorales, les communications, les tests et la planification du soutien jouent tous un rôle important dans le succès d'une élection en ligne.
Heureusement, un peu de préparation peut faire toute la différence. Que votre organisation mette en œuvre le vote en ligne pour la première fois ou qu'elle possède déjà plusieurs années d'expérience en matière d'élections en ligne, voici six erreurs courantes à éviter avant même le début du vote.
1. Négliger la qualité des données des électeurs
Une élection en ligne n'est fiable que dans la mesure où les renseignements utilisés pour la mener le sont également.
Dans bien des cas, une élection devient un audit inattendu des données des membres d'une organisation. Adresses courriel manquantes, dossiers de membres désuets, doublons ou problèmes d'admissibilité ne sont souvent découverts qu'au moment où le vote commence, créant du travail supplémentaire pour les organisateurs et de la frustration pour les électeurs.
Conseil pratique : Avant d'importer vos électeurs dans votre plateforme de vote en ligne, exportez votre liste à partir de votre système de gestion des membres et vérifiez la présence de doublons, d'adresses courriel manquantes, de statuts de membres périmés, de catégories d'adhésion incorrectes ou de tout autre renseignement pouvant avoir une incidence sur l'admissibilité au vote.
2. Ne pas revoir les règles et les exigences de l'élection
Avant de configurer une élection en ligne, il est important de prendre le temps de revoir les règles et les exigences qui encadrent le processus électoral.
Qu'elles proviennent des règlements administratifs, de politiques internes, de lois ou d'autres documents de gouvernance, ces exigences influencent souvent la structure du bulletin de vote, l'admissibilité des électeurs, le processus de mise en candidature et la présentation des résultats.
Cette étape est particulièrement importante lorsqu'une organisation passe du vote papier ou d'une autre méthode de scrutin au vote en ligne, puisque certaines procédures existantes pourraient devoir être revues ou adaptées.
Conseil pratique : Préparez une liste de vérification simple qui documente les critères d'admissibilité des électeurs, les postes à pourvoir, les règles de vote, les exigences relatives aux candidats ainsi que tout quorum ou seuil d'approbation applicable avant de commencer la configuration de l'élection.
3. Considérer les communications aux électeurs comme une réflexion après coup
Même une élection en ligne bien configurée peut connaître des difficultés de participation si les électeurs ne comprennent pas comment, quand ou où voter.
On suppose souvent qu'un faible taux de participation est un problème technologique, alors qu'il s'agit fréquemment d'un problème de communication.
Fournir des instructions claires à l'avance peut réduire la confusion, améliorer la participation et limiter les questions une fois le vote commencé. Cela est particulièrement important lorsque le vote en ligne est utilisé pour la première fois ou lorsque certains électeurs sont moins familiers avec la technologie et les outils en ligne.
Conseil pratique : Réfléchissez à la façon dont l'information électorale sera communiquée à la fois par les canaux habituels de votre organisation et par votre plateforme de vote en ligne. Les annonces sur votre site Web, dans les infolettres, les portails membres ou les communications internes peuvent contribuer à sensibiliser les électeurs avant l'ouverture du scrutin, tandis que les invitations à voter et les rappels envoyés par la plateforme de vote en ligne peuvent favoriser la participation pendant la période de vote.
4. Ne pas tester et valider la configuration de l'élection
Qu'il s'agisse d'une première ou d'une quinzième élection en ligne, les tests demeurent une étape importante.
De nombreux problèmes électoraux ne sont pas découverts lors de la configuration, mais plutôt lorsqu'une personne vit l'expérience de vote comme un électeur.
Les tests permettent de vérifier la conception du bulletin de vote, les méthodes d'authentification, l'information sur les candidats, les instructions de vote et les communications avant que l'élection ne soit ouverte aux participants. Idéalement, un fournisseur de vote en ligne devrait également offrir un processus de validation permettant aux organisateurs de prévisualiser exactement ce que les électeurs verront et comment le bulletin fonctionnera avant le début du scrutin.
Cette validation du point de vue de l'électeur permet de repérer des problèmes de mise en page, des renseignements erronés sur les candidats, des candidats manquants, des erreurs de configuration du bulletin de vote ou des instructions ambiguës avant qu'ils n'affectent les électeurs.
Conseil pratique : Déterminez le niveau de validation approprié pour votre élection. Certaines organisations se limiteront à une révision du bulletin de vote, tandis que d'autres préféreront effectuer une simulation complète. Une bonne plateforme de vote en ligne devrait offrir plusieurs moyens de tester et de valider l'élection avant son ouverture.
5. Présumer que l'aide sera disponible au besoin
Le soutien aux organisateurs n'est souvent pris en considération qu'une fois qu'une question ou un problème survient.
Pourtant, les organisations devraient réfléchir à leurs besoins en matière de soutien dès la phase de planification. Les organisateurs d'élection peuvent avoir besoin d'accompagnement avant ou pendant le scrutin, particulièrement lorsqu'ils utilisent le vote en ligne pour la première fois ou lorsqu'ils administrent une élection plus complexe.
Conseil pratique : Avant de choisir un fournisseur, informez-vous sur les moyens d'obtenir de l'aide pendant une élection active. Au-delà de la documentation et du soutien par courriel, vérifiez si un soutien téléphonique direct et une assistance d'urgence sont disponibles lorsque des questions urgentes surviennent.
6. Choisir un fournisseur uniquement en fonction du prix
Le coût est un facteur important lors de l'évaluation des fournisseurs de vote en ligne, mais il ne devrait pas être le seul.
Les organisations consacrent parfois plus de temps à comparer les prix qu'à évaluer les éléments qui auront réellement une incidence sur le succès de leur élection.
Les différences en matière de sécurité, d'expérience électorale, de ressources de soutien et de services offerts peuvent avoir un impact important sur l'expérience globale. À l'inverse, un prix plus élevé ne garantit pas automatiquement une meilleure plateforme ou un meilleur service.
Conseil pratique : Comparez les fournisseurs à l'aide d'une grille d'évaluation comprenant la sécurité, le soutien, les fonctionnalités électorales, les rapports, les services offerts et les coûts. L'objectif est de trouver la solution qui répond le mieux aux besoins de votre organisation, et non simplement l'option la moins chère ou la plus coûteuse.
Bien préparer son vote en ligne
Le succès d'un vote en ligne commence bien avant le dépôt du premier bulletin de vote.
En maintenant des données électorales exactes, en révisant les exigences de l'élection, en communiquant efficacement avec les électeurs, en effectuant les validations nécessaires et en choisissant le bon fournisseur de vote en ligne, les organisations peuvent offrir une meilleure expérience aux organisateurs comme aux électeurs.
Qu'il s'agisse d'une première expérience avec le vote en ligne ou d'une élection s'appuyant sur plusieurs années d'expérience, un peu de préparation avant l'ouverture du scrutin peut grandement contribuer à assurer une élection en ligne fluide, sécuritaire et réussie.
Vous planifiez une élection en ligne? Simple Vote a aidé des milliers d'organisations à tenir des élections en ligne sécurisées. Pour en savoir plus sur le vote en ligne ou discuter des besoins de votre organisation, n'hésitez pas à communiquer avec nous.
